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江阴职业技术学院学籍档案管理办法(试行)
2018-05-29 11:17:38
    第一条 为了进一步加强和规范学籍档案工作,提高档案管理水平,更好地为学生、学校和社会等各方提供有效服务,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等,结合本校实际情况,特制定本办法。

    第二条 学籍档案是指学生自被学校录取之日起,学校在对其培养及管理过程中形成的,与学生个体密切相关的,具有保存价值的文字、照片、图表等各种材料,经归档整理后,由档案馆永久保存的档案。是学校对学生培养过程的历史记录和重要凭证,学生的录取、培养、奖惩、学籍异动、成绩和毕(结)业等材料是其中的重要组成部分。

    第三条 我校对学籍纸质档案和电子档案实行一体化管理、双套保存制度。在做好纸质学籍档案管理工作的同时,做好电子学籍档案管理工作,确保两者内容基本一致。电子档案的数据库安全、数据管理、用户权限设定等工作由单一特定部门负责。

    第四条 各立档部门要明确负责分管学籍档案的工作人员(含兼职档案员),具体负责或组织本部门学籍档案的收集、整理、立卷、归档、移交工作。学院档案室负责指导、检查、帮助立档单位做好立卷归档工作。

    第五条 归档范围
    1、学生基本信息,包括:考生号、学号、身份证号、姓名、性别、入学日期、院系、专业、班级、学生类别、学制、民族、籍贯、政治面貌、一卡通号码、QQ号、邮箱号、家庭住址、户籍性质、入学前生源地、家庭成员姓名、成员关系、成员工作单位、成员联系电话等;
    2、录检信息,包括:准考证号、所在省市、区县、原毕业学校或单位、身份证号、录取院系专业、录取成绩、健康状况、特长、保送条件、外语语种等;
    3、毕业信息,包括:考生号、学号、姓名、性别、学生类别、学制、入学日期、院系、专业、班级、民族、籍贯、身份证号、学历类型、毕业时间、毕业状态、毕业证号;
    4、奖励信息,包括:获奖名称、奖励金额、奖励级别、颁奖日期、奖学金类别、奖励设定周期、颁奖单位、学校获奖总人数、奖励文号及附件等;
    5、处分信息,包括:处分日期、处分类别、处分原因、违纪类别、违纪日期、处分单位、处分文号及附件、查看期、是否解除、撤销处分原因、撤销处分日期等;
    6、培养方案,包括:专业、计划学期、学生年级、开课院系、计划学分、总学时、课程代码等;
    7教学执行计划
    8.学籍异动信息,包括:异动类别、异动日期、异动原因、学号、原院系名称、原专业、原班级名称、现院系名称、现专业、现班级等内容;
    9. 学生基本信息更改,包括:考生号、院系、班级、学号、原姓名、原身份证号码、原出生日期、更改原因、变更后姓名、变更后身份证号码、变更后出生日期、更改时间;
    10、毕业生就业信息工作单位、报到证号
    11.档案去向,包括:学生工作单位、档案投递地址、档案投递时间、档案投递方式、档案邮递编号、报到证号、接收档案单位回执等;
    12.毕业生信息汇总表及学籍卡,汇总表包含:考生号、学号、姓名、性别、学生类别、学制、入学日期、院系、专业、班级、民族、籍贯、身份证号、学历类型、毕业时间、毕业状态、毕业证号;学籍卡包括:院系、专业、班级、学号、姓名、入学日期、毕业时间、毕业状态、开课学年学期、课程名称、成绩、学分、成绩类型等。

    第六条 归档单位和归档时间
    电子学籍档案信息与纸质学籍档案同时归档,学籍异动与学生信息变更每年一次,其余信息每届一次,归档按以下规定:
    1、录检表分别由招生办负责归档,于学生录取当年完成归档。
    2、培养方案与执行计划从教务处获得,于次年归档。
    3、学籍异动从教务处获得,于学年末归档。
    4、学生基本信息从学工处获得,于学生入学当年归档。
    5、奖惩情况从学生处、院系等部门获得,于当年完成归档。
    6、毕业生信息汇总表及学籍卡毕业生信息汇总表由教务处汇总,学籍卡(纸质和电子)从院系获得,由教务处统一收集,于学生毕业年度完成归档。
    7、学生就业信息从就业办获取,如无遗留问题,于学生毕业当年归档;有遗留问题的,于下一学年归档。

    第七条 归档方式
    1、相关责任者移交
    纸质和电子学籍档案由各部门兼职档案员按照规定时间归档到学院综合档案室。
    2、系统采集
    档案室依托数字化校园系统从有关部门抽取并采集学籍信息,诸如此类信息的自动采集和实时归档工作主要由档案化标准接口来完成。

    第八条 归档要求
    1、按照部门立卷的原则,学籍档案由各级学籍管理部门的专(兼)职档案员负责将学籍文件材料核实后向档案室归档。
    2、移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,以及是否符合档案规范要求。凡不符合规定要求者,在档案室的指导下重新进行整理改正,直到符合要求方可接收。
    3、填写归档移交目录(纸质目录两份和电子目录一份),交接双方在纸质目录上签字、盖章,并各持一份。

    第九条 保管及利用
    1、保管
    (1)学籍档案保管要切实做到:防盗、放火、防水、防潮、防霉、防虫、防丢失;归档介质要做到防磁、防压;注意室内温湿度调节;保持室内清洁卫生;随时对破损档案进行修补。
    (2)学籍档案分类编号,专柜存放。做到编目合理,存放有序,查找方便,利于工作。
    2.利用
    (1)查阅学籍档案者应持有效证件及相关证明,说明原因,得到同意后,办理相应手续。
    (2)学籍档案原则上不得外借,如有需要,由档案室按有关规定提供复制件。办理中英文成绩、高考中英文成绩、毕业证明等证明材料时,利用者需出示本人证件;代办者需带本人身份证和当事人身份证复印件或毕业证复印件。
    (3)查阅、摘抄、复制学籍档案内容及出具相关证明,应加盖学籍工作管理部门公章,方为有效。